InvoiceX Pro 5
Version: 5.x | Lizenz: Shareware
Microsoft Store
InvoiceX Pro 5 wird ueber den Microsoft Store vertrieben. Ueblicherweise nutzt man zuerst eine installierbare Standardversion mit eingeschraenktem Funktionsumfang und kann im Store eine Pro-Freischaltung erwerben. Konkrete Preise, Laufzeiten und Funktionsgrenzen stehen im Store-Eintrag bzw. werden in der App angezeigt und koennen sich aendern. Diese Web-Dokumentation nennt keine festen Testtage und keine verbindlichen Mengenlimits.
Was ist InvoiceX Pro 5?
InvoiceX Pro 5 ist eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware fuer Kleinunternehmer, Selbstaendige und kleine Firmen. Das Programm hilft beim Erstellen von Rechnungen, Verwalten von Kunden, Berechnen der Umsatzsteuer und Erstellen von Auswertungen. Alle Daten werden lokal auf Ihrem PC gespeichert.
Funktionen
- Rechnungen erstellen: Professionelle Rechnungen mit Firmenlogo und individuellem Design
- Kundenverwaltung: Adressen, Kontaktdaten und Zahlungskonditionen verwalten
- Artikelstamm: Produkte und Dienstleistungen mit Preisen und Beschreibungen
- Mehrwertsteuer: Automatische Berechnung von 19%, 7% oder steuerfrei
- X-Rechnung: Elektronische Rechnungen im XML-Format fuer Behoerden
- Berichte: Umsatzsteuererklaerung, Kundenumsatz, Artikelstatistik
- Mahnwesen: Mahnungen fuer ueberfaellige Rechnungen erstellen
- Briefpapier: Individuelle Briefkoepfe mit Logo und Layout
- PDF-Export: Rechnungen als PDF speichern oder per E-Mail versenden
- Mehrsprachig: Deutsch, Englisch und Spanisch verfuegbar
- Datensicherung: Automatische Backups der Datenbank
Einschraenkungen:
- Keine Online-Banking-Integration (kein HBCI/FinTS)
- Keine automatische Kontenabstimmung mit Bank
- Keine Mehrbenutzer-Version im Basis-Paket (nur Einzelplatz)
- Keine Anbindung an DATEV oder andere Steuerberater-Software
- Funktionsumfang Standard vs. Pro: siehe Microsoft Store und In-App-Hinweise (diese Seite listet keine fest codierten Limits).
Systemvoraussetzungen
| Komponente | Anforderung |
|---|
| Betriebssystem | Windows 10/11 (64-bit) oder Windows Server 2019+ |
| RAM | 4 GB minimum, 8 GB empfohlen |
| Speicherplatz | 200 MB + Daten (ca. 1 MB pro 100 Rechnungen) |
| Datenbank | SQLite (integriert, keine separate Installation noetig) |
| .NET Runtime | .NET 6.0 oder hoeher (wird mitinstalliert) |
| Drucker | Beliebiger Windows-Drucker oder PDF-Drucker |
Installation
Download und Setup
1
Laden Sie ReFiBu5-Setup.exe von der Hersteller-Website herunter.
2
Fuehren Sie das Setup als Administrator aus (Rechtsklick > "Als Administrator ausfuehren").
3
Lesen und akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung.
4
Waehlen Sie den Installationsordner (Standard: C:\Program Files\ReFiBu5).
5
Waehlen Sie zwischen:
- Einzelplatz: Datenbank wird lokal gespeichert (empfohlen fuer 1 PC)
- Netzwerk: Verbindung zu SQL Server (nur fuer erfahrene Nutzer)
6
Geben Sie Firmenname und Steuernummer ein (kann spaeter geaendert werden).
7
Klicken Sie auf "Installieren" und warten Sie auf Abschluss.
8
Starten Sie InvoiceX Pro 5 ueber das Startmenue.
Erster Start und Einrichtung
1. Firmendaten eingeben
1
Oeffnen Sie InvoiceX Pro 5. Es startet der Einrichtungsassistent.
2
Gehen Sie zu "Einstellungen" > "Firmendaten".
3
Tragen Sie ein:
- Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
- Adresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort)
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname)
- Geschaeftsfuehrer oder Inhaber
- Telefon, E-Mail, Website
4
Klicken Sie auf "Speichern".
2. Firmenlogo hochladen
1
In den Firmendaten: Klicken Sie auf "Logo hochladen".
2
Waehlen Sie eine Bilddatei (JPG oder PNG, max. 500 KB).
3
Empfohlene Groesse: 300 DPI, transparentes PNG fuer beste Qualitaet.
4
Das Logo erscheint auf allen Rechnungen und Briefen.
3. Sprache einstellen
1
Menue "Einstellungen" > "Sprache".
2
Waehlen Sie: Deutsch (DE), English (EN) oder Espanol (ES).
3
Starten Sie ReFiBu neu, um die Aenderung zu uebernehmen.
Hauptfunktionen - Schritt-fuer-Schritt
1. Neuen Kunden anlegen
1
Klicken Sie im Hauptmenue auf "Kunden".
2
Klicken Sie auf "Neu" oder druecken Sie Strg+N.
3
Fuellen Sie die Pflichtfelder aus:
- Kundennummer (wird automatisch vergeben, kann ueberschrieben werden)
- Firmenname oder Name (bei Privatpersonen)
- Strasse und Hausnummer
- PLZ und Ort
- Land (Standard: Deutschland)
4
Optionale Felder:
- USt-IdNr. (wichtig fuer EU-Ausland)
- E-Mail und Telefon
- Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
- Skonto (z.B. 2% bei Zahlung innerhalb 7 Tage)
- Ansprechpartner
5
Klicken Sie auf "Speichern". Der Kunde ist jetzt im System.
2. Artikel anlegen
1
Menue "Stammdaten" > "Artikel".
2
Klicken Sie auf "Neuer Artikel".
3
Tragen Sie ein:
- Artikelnummer (eindeutige Kennung)
- Bezeichnung (Produktname)
- Beschreibung (optional, fuer interne Notizen)
- Preis netto (ohne MwSt.)
- Mehrwertsteuersatz (19%, 7% oder 0%)
- Einheit (Stueck, Stunde, kg, Meter, etc.)
4
Optional: Lagerbestand aktivieren und Mindestbestand eingeben.
5
Klicken Sie auf "Speichern".
3. Rechnung erstellen
1
Klicken Sie auf "Rechnungen" im Hauptmenue.
2
Klicken Sie auf "Neue Rechnung".
3
Waehlen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste oder geben Sie die Kundennummer ein.
4
Das Rechnungsdatum wird automatisch auf heute gesetzt (kann geaendert werden).
5
Fuegen Sie Rechnungspositionen hinzu:
- Klicken Sie auf "Artikel hinzufuegen" oder geben Sie Artikelnummer ein
- Artikelbezeichnung und Preis werden automatisch uebernommen
- Aendern Sie die Menge (Standard: 1)
- Geben Sie optional einen Rabatt in Prozent ein
- Bei manueller Eingabe: Beschreibung und Preis eingeben
6
Tragen Sie optionale Texte ein:
- Kopftext (z.B. "Ihr Auftrag vom 15.01.2024")
- Fusstext (z.B. "Bitte ueberweisen Sie innerhalb von 14 Tagen")
7
Klicken Sie auf "Vorschau", um die Rechnung zu pruefen.
8
Klicken Sie auf "Speichern".
9
Waehlen Sie:
- "Als Entwurf speichern" (noch nicht finalisiert, kann bearbeitet werden)
- "Rechnung finalisieren" (Rechnungsnummer wird vergeben, keine Aenderung mehr moeglich)
Wichtig: Finalisierte Rechnungen koennen nicht mehr bearbeitet werden. Bei Fehlern muessen Sie die Rechnung stornieren und eine neue erstellen. Dies ist gesetzlich so vorgeschrieben.
4. X-Rechnung erstellen (fuer Behoerden)
1
Erstellen Sie zuerst eine normale Rechnung wie oben beschrieben.
2
Stellen Sie sicher, dass beim Kunden die Leitweg-ID eingetragen ist (bei Behoerden) oder eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
3
Oeffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf "Export" > "X-Rechnung (XML)".
4
Waehlen Sie das Format:
- ZUGFeRD 2.1: PDF mit eingebettetem XML (empfohlen)
- XML only: Reines XML-Format
5
ReFiBu prueft automatisch, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind.
6
Waehlen Sie Speicherort oder "Per E-Mail senden".
5. Mahnung erstellen
1
Gehen Sie zu "Rechnungen" > "Offene Posten".
2
Sie sehen alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden.
3
Ueberfaellige Rechnungen sind rot markiert.
4
Markieren Sie die ueberfaellige Rechnung.
5
Klicken Sie auf "Mahnung erstellen".
6
Waehlen Sie Mahnstufe:
- 1. Mahnung (freundliche Erinnerung)
- 2. Mahnung (forderlicher Ton, Mahngebuehr)
- 3. Mahnung (letzte Aufforderung)
7
Passen Sie den Mahntext bei Bedarf an.
8
Klicken Sie auf "Speichern und Drucken" oder "PDF exportieren".
6. Umsatzsteuererklaerung erstellen
1
Menue "Berichte" > "Umsatzsteuer".
2
Waehlen Sie den Zeitraum:
- Monat (fuer monatliche Voranmeldung)
- Quartal (fuer quartalsweise Voranmeldung)
- Jahr (fuer jaehrliche Erklaerung)
3
Klicken Sie auf "Berechnen".
4
Es werden angezeigt:
- Steuerpflichtige Umsaetze mit 19% und 7%
- Steuerfreie Umsaetze (z.B. Ausfuhren)
- Vorsteuer aus Eingangsrechnungen
- Summe der Umsatzsteuer
- Erstattung oder Zahlungspflicht
5
Exportieren Sie als CSV fuer ELSTER-Import oder drucken Sie die Uebersicht aus.
Fehlerbehebung
| Problem | Loesung |
|---|
| "Datenbank nicht gefunden" |
Pruefen Sie den Datenbankpfad in den Einstellungen. Bei versehentlichem Loeschen: Wiederherstellen aus Backup. |
| X-Rechnung wird abgelehnt |
Pruefen Sie: Leitweg-ID beim Kunden eingetragen? Rechnungsnummer eindeutig? Alle Pflichtfelder ausgefuellt? |
| Logo wird nicht gedruckt |
Logo zu gross (>500 KB) oder falsches Format. Verwenden Sie JPG oder PNG max. 300 DPI. |
| Mehrwertsteuer falsch berechnet |
Pruefen Sie den Steuersatz beim Artikel. Fuer Privatpersonen: Einstellung "Brutto-Preis anzeigen" pruefen. |
| Rechnung laesst sich nicht mehr aendern |
Finalisierte Rechnungen sind gesperrt. Sie muessen stornieren und neu erstellen (gesetzlich vorgeschrieben). |
| Hinweis auf eingeschraenkte Funktion / Lizenz |
Im Microsoft Store pruefen, ob eine Pro-Freischaltung angeboten wird. Meldungen und Schalter in der Anwendung haben Vorrang vor dieser Dokumentation. |
Lizenzierung (Microsoft Store)
Preise, Laufzeiten und der genaue Unterschied zwischen Standard- und Pro-Funktionsumfang werden im Microsoft Store bzw. in der App gefuehrt und koennen sich mit Updates aendern. Die folgende Website ersetzt den Store-Eintrag nicht und behauptet keine festen Testtage oder Rechnungsobergrenzen.
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